La dematerializzazione dei documenti: quali sono i vantaggi?
Nell'era digitale che ha investito anche le aziende e la produzione, ci si chiede quali siano i vantaggi concreti che la dematerializzazione dei documenti comporta. Sono numerosi gli aspetti vantaggiosi della dematerializzazione dei documenti, a partire dalla maggiore facilità di organizzazione di documenti digitali rispetto invece alle loro versioni cartacee, che necessitano di grandi archivi dove essere contenuti. Capita inoltre molto spesso che si faccia fatica a trovare i documenti di cui si abbia bisogno, mentre questo problema non si presenta in caso di documenti digitali.
La dematerializzazione documentale è anche un'ottima soluzione per evitare l'eccessivo stallo burocratico della Pubblica Amministrazione: la possibilità di ottenere documenti digitali si traduce anche, indirettamente, in un maggior risparmio della carta e quindi sull'ambiente. Gestire un archivio di documenti informatici, digitalizzarli, rende molto più semplice la ricerca e la gestione anche per le imprese, che spesso devono mantenere grandi quantità di documenti.
Oltre quindi al lato del vantaggio del risparmio, che ovviamente nel caso della dematerializzazione di documenti si riflette sia per quanto riguarda il risparmio sui costi della stampa, delle stampanti e della carta e quindi anche per l'ambiente, dematerializzare i documenti permette di creare archivi personalizzati e facilmente gestibili, suddivisi secondo un ordine cronologico e permette quindi di recuperare nel giro di pochi minuti un'importante fattura o altri documenti del genere aventi valore fiscale.
I documenti digitali sono sempre disponibili e veloci da reperire, permettono di risparmiare il tempo della ricerca e di trasferire immediatamente i file o le pratiche da un computer all'altro. Sono sicuri, non falsificabili grazie alla presenza di determinati sistemi di sicurezza standardizzati, e semplici da usare.
Sempre più aziende hanno scelto la strada della dematerializzazione dei documenti per ovviare a problemi pratici della gestione degli stessi o per risparmiare sul lungo termine. Questo infatti si traduce in un investimento che può avere ottimo riscontri nel corso degli anni in termini di risparmio di tempo e di denaro, e tale strada è spianata anche dal consenso delle autorità che sono molto predisposte a questo tipo di gestione dei documenti.
